Project Recovery: Zo trek je een vastgelopen project uit het slop
Het begint vaak met een ongemakkelijke stilte tijdens de stuurgroepvergadering. De mijlpalen zijn voor de derde keer op rij niet gehaald. Het budget verdampt sneller dan het resultaat verschijnt, en het team kijkt vooral naar elkaar in plaats van naar de oplossing.
Je project zit muurvast.
Op dat moment heb je niets aan sussende woorden of ‘groen’ geverfde rapportages. Het is tijd voor Project Recovery. Dat is geen cosmetische ingreep, maar een operatie op open hart. Als opdrachtgever of interim manager moet je durven snijden om de patiënt te redden. Hoe pak je dat aan zonder dat de organisatie instort?
Stap 1: Stop het bloeden (De 'Time-Out')
De grootste fout bij falende projecten? Harder gaan rennen in de verkeerde richting. De paniek slaat toe, er worden meer resources tegenaan gegooid en de druk op het team wordt opgevoerd. Het resultaat is zelden meer output, maar wel meer chaos.
Durf op de rem te trappen. Letterlijk.
Kondig een time-out af van een week of twee. In die periode leveren we niks op, maar analyseren we de situatie. Dit voelt tegennatuurlijk als de deadline hijgt, maar doorrennen met een lekke band brengt je nergens. Gebruik deze adempauze om feiten van fictie te scheiden. Waar staan we echt?
Stap 2: Negeer de Sunk Cost Fallacy
Hier wordt het pijnlijk. Je hebt al tonnen, misschien wel miljoenen, geïnvesteerd. "We kunnen nu niet meer stoppen," is het mantra in de boardroom. Dat is onzin.
Bij Project Recovery geldt maar één vraag: Is het project in de huidige vorm nog levensvatbaar?
Als het antwoord ‘nee’ is, heb je twee opties:
Het project stoppen (en je verlies nemen).
Het project drastisch herdefiniëren.
Eerlijkheid duurt hier het langst. Vaak is de oorspronkelijke scope allang ingehaald door de realiteit, of was de business case vanaf dag één gebaseerd op drijfzand. Een goede interim projectmanager durft dit hardop te zeggen, ook als dat politiek gevoelig ligt.
Stap 3: Terug naar de tekentafel (Re-baselining)
Een project loopt zelden vast door techniek. Het loopt vast door mensen, onduidelijke verwachtingen of een gebrek aan besluitvorming.
Tijdens de recovery-fase maak je een nieuwe nulmeting (re-baseline). Je stelt een plan op dat wél haalbaar is. Dit betekent vaak:
Kill your darlings: Schrappen in functionaliteiten. Focus op de MVP (Minimum Viable Product). Wat moet er écht af om waarde te leveren? De rest is luxe voor later.
Mandaat herstellen: Vaak is het projectmanagement onthoofd door een stuurgroep die op de stoel van de PM is gaan zitten. Herstel de hiërarchie. De PM runt de show, de stuurgroep besluit over afwijkingen.
Het team opschudden: Soms is het team moegestreden of cynisch geworden. Vervang sleutelfiguren als dat nodig is voor nieuwe energie.
Stap 4: De Executie (Genadeloos sturen)
Je hebt een nieuw plan. Nu komt het aan op executiekracht. In een recovery-traject is er geen ruimte voor polderen. Je voert een strak regime van korte cycli (bijvoorbeeld dagstarts en wekelijkse opleveringen) om direct grip te krijgen op de voortgang.
Transparantie is je wapen. Rapporteer geen percentages ("we zijn 80% klaar"), maar binaire statussen: iets is af of het is niet af. Vertrouwen herwin je alleen door te leveren wat je belooft, hoe klein die eerste stapjes ook zijn.
Waarom een externe vaak de enige redding is
Het is voor een interne projectmanager verdomd lastig om een recovery te leiden. Je zit vast in de bestaande relaties, je hebt de historie meegemaakt en misschien zelf bijgedragen aan de eerdere keuzes.
Een interim projectmanager heeft dat ballast niet. Die heeft geen carrièrepad binnen het bedrijf te beschermen en kan daardoor de harde boodschap brengen die intern wordt ingeslikt. Het doel van de interimmer is niet om vrienden te maken, maar om het project over de streep te trekken. Dat vereist soms het breken van heilige huisjes en het managen van gekrenkte ego's.
Conclusie
Een vastgelopen project redden is geen kwestie van geluk. Het is een ambacht. Het vraagt om leiderschap dat verder kijkt dan de politieke spelletjes en durft te sturen op realisme. Het doet even pijn, maar het alternatief – een project dat eindeloos geld blijft opslokken – is vele malen duurder.
Zit jouw project in de gevarenzone en durft niemand in te grijpen? Tijd voor een frisse blik met mandaat. Neem contact op en we bespreken de opties.